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Planificar un viaje de negocios con éxito

Publicado en 20 abril, 2017
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En los viajes de negocios nos jugamos muchas cosas: el riesgo de que, si las cosas salen mal, perdamos una oportunidad de crecimiento o un potencial cliente se decepcione; los imprevistos que pueden dejarnos con la imagen difícilmente intercambiable de profesionales poco precavidos o los retrasos que reducen nuestra productividad. Cada vez más empresas optan por el bleisure, que es un tipo de viaje de negocios en el que se respeta un tiempo de relax y turismo para el trabajador; pero incluso en esos casos más flexibles, hay muchas cosas que se deben tener en cuenta para que todo salga bien; desde trámites hasta horarios, pasando por la información de la situación política del lugar de destino. Veremos a continuación, algunas recomendaciones para planificar un viaje de negocios con éxito.

Cómo planificar un viaje de negocios

1. Tener información y documentación necesaria

En algunos países es necesario el visado, pero también hay que considerar los permisos temporales como la ESTA en Estados Unidos o la ETA en Canadá; también es importante tener en vigor la documentación de identidad, el contrato de trabajo, el permiso de conducir, etc. En cuanto al destino, para el éxito de los negocios es importante tener información sobre el destino. Por ejemplo, es clave tener las vacunas que pidan en el lugar y conocer las leyes que puedan influenciar en nuestro viaje. Hay que conocer los cambios de moneda, uso de adaptadores para los enchufes, cómo se puede disponer de dinero en el destino, con qué medios de transporte el viajero se moverá por la ciudad, cómo es la cultura del país y claramente, al menos conocer algunas palabras básicas del idioma es una excelente idea.

2. Definir presupuesto

Calcular en base a precios locales y saber si es conveniente cambiar efectivo antes de partir es una excelente idea. Dentro del presupuesto es una buena idea incluir un seguro de viajes ya que el uso frente del transporte puede aumentar la posibilidad de que perdamos el equipaje o perdamos algún vuelo de conexión o algún servicio previamente contratado. Los seguros de viaje te permitirán que, si has olvidado algún objeto durante el viaje o si pierdes documentos importantes como tarjetas de crédito, visados o pasaportes, el problema se resuelva fácilmente. Asimismo, es importante tener un seguro de viajes para la salud.

3. Hacer correctamente la maleta

Un punto importante. Hay que optar por formatos cómodos y que cumplan con las dimensiones de facturación de la compañía aérea. Evitar los trajes que se pueden arrugar en exceso y preferir tejidos que se conserven bien. Hacer una lista de los objetos a llevar en base al tiempo de permanencia en destino es una excelente forma de trabajar y recomendamos también incluir un neceser con las cosas más importantes para el aseo diario ya que algunas no las dan en los hoteles. Y ahora que los hemos nombrado, te recordamos que la categoría de los hoteles es distinta en cada país y que por ese motivo, conviene informarse bien sobre la calidad de las instalaciones y sus servicios antes de llegar. Para el viajero es muy importante mantenerse siempre conectado, por tanto, hay que tener a mano siempre un dispositivo que lo permita y un contrato de llamadas y datos internacional, que suele ser la mejor opción. Es importante incluso informarnos sobre algunos terminales que permiten la localización para poder saber dónde están los aparatos electrónicos en el caso de pérdidas. Los dispositivos de almacenamiento son otro must de los viajes de negocios que no pueden faltar y que forman parte de las herramientas de trabajo básicas.

4. La intermediación

Es una buena idea contar con agencias de viajes que tengan servicio de asesoría integral y que puedan ofrecer ayuda también a través de Internet para asegurar la máxima flexibilidad. El objetivo es que el viajero no se tenga que desconcentrar de su objetivo de viaje.

5. Medios de pago

Las nuevas soluciones peer to peer o las tarjetas virtuales son otra opción interesante a evaluar aunque conviene revisar que se puedan usar en el país de destino. La seguridad es importante y dada la reciente simplificación en el pago de cuantías pequeñas (sin sistema de validación) hay que considerar qué sistemas se usarán durante el viaje.

 
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