5 tips para planificar viajes de negocios con éxito

23/09/2019

Con la globalización, las empresas se han internacionalizado y cada vez es más habitual ver que los profesionales tienen que moverse alrededor del mundo para reuniones, y controles de trabajadores. Es por ello que los viajes de negocios están cada vez más al orden del día.

En los viajes de negocios nos jugamos muchas cosas, como las oportunidades de crecimiento o de nuevos proyectos, fidelizar a clientes potenciales, etc. Es por ello que el hecho de que todo esté organizado y planificado ayudará a que el profesional se sienta más cómodo y con ello las cosas salgan mejor.

Así, cada vez son más las empresas que optan por lo que se conoce como bleisure; un tipo de viajes de negocios en los que se respeta el tiempo de relax y turismo para el trabajador. Eso sí, sin dejar a un lado los trámites a realizar, los objetivos a cumplir, los horarios, etc.

Por eso, queremos dejaros algunos ejemplos que creemos que os ayudarán a planificar los viajes de negocios con éxito:

1. Disponer de la información y documentación necesaria

En algunos países es necesario el visado, en otros los permisos temporales como la ESTA en Estados Unidos o la ETA en Canadá. También es importante tener en vigor la documentación de identidad, el contrato de trabajo, el permiso de conducir, etc.

En cuanto al destino, para el éxito de los negocios es importante tener información sobre el destino. Por ejemplo, es clave tener las vacunas que pidan en el lugar y conocer las leyes que puedan influenciar en nuestro viaje. Hay que saber acerca de los cambios de moneda, uso de adaptadores para los enchufes, cómo se puede disponer de dinero en el destino, con qué medios de transporte el viajero se moverá por la ciudad, cómo es la cultura del país y claramente, al menos conocer algunas palabras básicas del idioma es una excelente idea.

2. Definir presupuesto

Calcular en base a precios locales y saber si es conveniente cambiar efectivo antes de partir es una excelente idea. Dentro del presupuesto es una buena idea incluir un seguro de viajes ya que siempre pueden aparecer algunos problemas como la pérdida de equipaje o de conexiones de vuelo, así como algún servicio previamente contratado.

Los seguros de viaje te permitirán que, si has olvidado algún objeto durante el viaje o si pierdes documentos importantes como tarjetas de crédito, visados o pasaportes, el problema se resuelva fácilmente. Asimismo, es importante tener un seguro de viajes para la salud.

3. La maleta, ¿cómo hacerla para los viajes de negocios? 

Hay que optar por formatos cómodos y que cumplan con las dimensiones de facturación de la compañía aérea. Evitar los trajes que se pueden arrugar en exceso y preferir tejidos que se conserven bien. Hacer una lista de los objetos a llevar en base al tiempo de permanencia en destino es una excelente forma de trabajar y recomendamos también incluir un neceser con las cosas más importantes para el aseo diario ya que algunas no las dan en los hoteles.

Para el viajero es muy importante mantenerse siempre conectado, por tanto, hay que tener a mano siempre un dispositivo que lo permita y un contrato de llamadas y datos internacional, que suele ser la mejor opción. Los dispositivos de almacenamiento son otro must de los viajes de negocios que no pueden faltar y que forman parte de las herramientas de trabajo básicas.

4. La intermediación

Contratar a una agencias de viajes que tengan servicio de asesoría integral y que puedan ofrecer ayuda también a través de Internet para asegurar la máxima flexibilidad, será una estupenda idea. El objetivo es que el viajero se centre en su objetivo principal del viaje, que es el negocio.

5. Medios de pago

Efectivo, tarjetas olas nuevas soluciones peer to peer o las tarjetas virtuales son otra opción interesante a evaluar. La seguridad es importante y dada la reciente simplificación en el pago de cuantías pequeñas (sin sistema de validación) hay que considerar qué sistemas se usarán durante el viaje.

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